Рекомендации для составления объяснительных записок

Составление объяснительных записок предусматривается ст. 193 ТК. Они отбираются у сотрудников в ходе разбирательства по дисциплинарным разбирательствам. Ее написание не всегда автоматически ведет к наложению взысканий, поскольку целью оформления этого документа вступает стремление разобраться в сложной ситуации и принять правильное решение. Объяснительная помогает восполнять информационный недостаток.

Последнее отличает ее от других внутренних документов компании. Оформление заявлений и докладных имеет иную цель. Их составители требуют от руководства предприятия провести разбирательство.

С чем связана подготовка объяснительных?

К типичным случаям, когда требуется составление этого документа, относятся следующие ситуации.

  • Если работник совершил опоздание. Администрация обязана затребовать данные о причинах этого. Решая вопрос об объявлении взыскания, расследующее лицо обязано убедиться в отсутствии уважительности своевременной явки сотрудника. Это возможно сделать, только истребовав объяснительную записку от последнего.
  • Если отсутствие сотрудника на работе обладает признаками прогула, закон устанавливает гораздо более серьезные санкции за эти нарушения. В этой ситуации, получение объяснительной также необходимо для установления причины отсутствия.
  • Если ставится служебная задача и не выполняется в срок.
  • Если указанная задача вовсе не выполняется.

Этот список не исчерпывающий. Существует множеств других случаев, когда администрация затребует у сотрудника этот документ.

Основные правила составления объяснительных.

Поскольку эта бумага носит официальный характер, существует ряд негласных требований к ее оформлению.

К основному тексту документа применяются следующие правила.

  • Использование делового языка. Излагаются только факты, без использования оценочных категорий. Не рекомендуется применять различные жаргонизмы и грубые обороты.
  • Относимость изложения к рассматриваемой ситуации. Сотрудник должен излагать всю информацию, имеющую значение в рамках запроса.
  • Достоверность излагаемых фактов. Нет необходимости придумывать несуществующие оправдания. Все указываемые причины легко проверить, а недостоверные сведения станут снованием для отсутствия доверия к работнику в будущем.
  • Текст должен составляться от 1-го лица. Это требование наиболее очевидно, поскольку от составителя требуется соответствующее описание ситуации.
  • Изложение должно быть, с одной стороны, максимально сжатым, а с другой – позволять лицу, ведущему расследование, получить всю необходимую информацию. Включать в текст нужно только имеющие значение подробности.

Помимо описательного элемента, объяснительная содержит ряд других обязательных реквизитов.

  • Первая часть документа должна содержать информацию о том, кому адресована записка. Как правило, речь идет о руководителе всей компании, либо ее подразделении. Этот элемент располагается в правом углу верхней части. Немного ниже указывается полное имя составителя и его должность.
  • Перед основной частью текста находится заголовок «объяснительная записка». Такое указание важно, поскольку этот документ обладает процессуальным статусом.
  • Ниже основного текста указывается дата оформления бумаги, подпись составителя, а также ее расшифровка.
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:

Задать вопрос юристу

Оставьте первый комментарий!

Подписаться на
avatar