Каков срок хранения в организации заявления о ежегодном отпуске работника?

Кадровый учет

Если заявление о ежегодном отпуске явилось основанием для его предоставления и не вошло в личное дело работника, срок его хранения — пять лет, если заявление вошло в личное дело работника, — 75 лет.

Срок хранения заявлений работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда — 75 лет.

Ежегодно работникам должны предоставляться отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка (ст. 114 ТК РФ).

Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется работнику на основании графика отпусков, который является обязательным как для работодателя, так и для работника (ст. 123 ТК РФ). Следовательно, график отпусков должен быть соблюден без заявления работника, то есть при уходе работника в ежегодный отпуск в соответствии с графиком отпусков заявление работника о ежегодном отпуске не требуется.

По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен вне графика отпусков, в том числе до истечения шести месяцев непрерывной работы в организации (ч. 2 ст. 122 ТК РФ). В таком случае соглашение сторон может быть оформлено в виде одобрения руководителем поданного работником заявления об отпуске с указанием дат отпуска.

Оформление заявления работника об отпуске обязательно при предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска тем работникам, которые вправе его получить до истечения шести месяцев непрерывной работы в организации (ч. 3 ст. 122 ТК РФ).

Отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов независимо от их форм собственности регулируются Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон N 125-ФЗ). Обязанность по ведению и обеспечению сохранности соответствующей кадровой документации установлена в ч. 1 ст. 17 Закона N 125-ФЗ.

На основании ч. 3 ст. 6 Закона N 125-ФЗ утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558) (далее — Перечень).

Приказы, распоряжения (документы к ним), в частности, по ежегодным оплачиваемым отпускам работников должны храниться пять лет, а в отношении работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда срок хранения составляет 75 лет (ст. 19 Перечня).

Документы, вошедшие в личное дело, хранятся 75 лет, а не вошедшие — пять лет (ст. ст. 656 и 665 Перечня). Поэтому работодатель может в локальном нормативном акте самостоятельно определить, будут заявления о предоставлении отпуска являться частью личного дела работника или нет. При включении локальным актом в состав личного дела любых заявлений работника, в том числе заявлений о ежегодном отпуске, срок их хранения, согласно Перечню, с пяти лет увеличится до 75 лет.

Таким образом, если заявление о ежегодном отпуске явилось основанием для его предоставления и оно не вошло в личное дело работника, срок хранения данного заявления составит пять лет, если заявление вошло в личное дело работника, оно должно храниться 75 лет.

Срок хранения заявления о ежегодном отпуске работника с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда составит 75 лет.

В.И. Неклюдов
Государственная инспекция труда
в Нижегородской обл.

Дмитрий
Чем меньше в государстве законности, тем больше в нем юристов... Если у Вас остались вопросы, то их можно задать на нашем форуме!
Советы юриста - АНГАРД.РФ

Оставить комментарий, отзыв, вопрос

avatar
  Подписка  
Подписаться на
Авторизация
*
*
Регистрация
*
*
*
Генерация пароля