Обязательно ли оформление путевого листа в деятельности ИП?

Полезное для бизнеса

Индивидуальный предприниматель, использующий для работы транспортное средство, по нашему мнению, обязан оформлять путевые листы.

Основным документом, регламентирующим порядок составления и заполнения путевых листов, являются Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов, утвержденные Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 (далее — Обязательные реквизиты и порядок, Приказ № 152), согласно которым заполнение путевых листов в том числе обязательно для всех индивидуальных предпринимателей, использующих транспортные средства (Постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 24.04.2014 по делу № А33-12312/2013 (Определение Верховного Суда РФ от 01.09.2014 № 302-КГ14-529), Дальневосточного округа от 18.03.2014 по делу № А37-3185/2012 (Определение ВАС РФ от 16.07.2014 № ВАС-8820/14)).

Приказом № 152 форма типового бланка путевого листа не установлена.

Существуют унифицированные формы путевых листов для различных типов автомобилей (легкового, грузового, специализированного, строительного, автобуса), утвержденные Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78 (далее — Постановление № 78).

Тем не менее индивидуальные предприниматели вправе разработать свою форму путевого листа (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете») (см. Письма Минфина России от 30.11.2012 № 03-03-07/51, от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327).

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов

При разработке собственной формы путевого листа следует учитывать следующие обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов (ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта»; п. п. 3 — 7 Обязательных реквизитов и порядка):

  1. наименование и номер путевого листа;
  2. сведения о сроке действия путевого листа;
  3. сведения о собственнике транспортного средства (указываются Ф.И.О. собственника, почтовый адрес, а также контактный телефон и ОГРН индивидуального предпринимателя);
  4. сведения о транспортном средстве:
  • данные о типе и модели транспортного средства;
  • номер и серию государственного регистрационного знака;
  • показания одометра;
  • дату и время выезда (заезда) с места постоянной парковки;
  • дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового (или предсменного) контроля технического состояния транспортного средства;
  1. сведения о водителе (указываются Ф.И.О. водителя, дата и время предрейсового и послерейсового медосмотра).

На путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа (п. 8 Обязательных реквизитов и порядка, Письмо Минтранса России от 14.05.2019 № ДЗ/10239-ис).

Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое индивидуальным предпринимателем для осуществления перевозок (п. 9 Обязательных реквизитов и порядка).

Собственники транспортных средств обязаны регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов (п. 17 Обязательных реквизитов и порядка).

Учитывая вышеизложенное, если индивидуальный предприниматель использует автомобиль для перевозок пассажиров и багажа, грузов, в том числе для перевозок для собственных нужд, то необходимо оформлять путевой лист, в ином случае такой обязанности не возникает.

Оформление путевого листа при использовании личного транспорта индивидуальным предпринимателем в служебных целях

При исчислении налоговой базы по НДФЛ индивидуальные предприниматели имеют право на получение налогового вычета в сумме фактически произведенных и документально подтвержденных расходов, связанных с предпринимательской деятельностью (п. 3 ст. 210, п. 1 ст. 221, п. 1 ст. 227 НК РФ).

Состав расходов, принимаемых к вычету, определяется индивидуальным предпринимателем самостоятельно в порядке, аналогичном порядку определения расходов для целей налога на прибыль.

Так, расходы на содержание служебного транспорта (в том числе автомобильного) относятся к прочим расходам, связанным с деятельностью. Расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей принимаются в пределах норм, установленных Правительством РФ (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

С тем, что использование личного автомобиля в служебных целях подтверждается путевыми листами, согласны и судьи (Постановление Арбитражного суда Уральского округа от 16.05.2016 № Ф09-4056/16 по делу № А50-17861/2015).

Минфин России и УФНС России по г. Москве отмечают, что путевой лист, содержащий обязательные реквизиты, может являться документом, подтверждающим расходы на приобретение горюче-смазочных материалов (Письма Минфина России от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161 и УФНС России по г. Москве от 13.10.2009 № 16-15/107268).

Кроме того, в случае неоформления предпринимателем путевых листов договоры о перевозке пассажиров автомобильным транспортом могут быть переквалифицированы налоговым органом в аренду транспортных средств с экипажем, что является основанием для доначисления по НДФЛ, поскольку такие услуги облагаются по ОСН, а предприниматель не вправе применять ПСН на основании пп. 11 п. 2 ст. 346.43 НК РФ (Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 07.04.2017 по делу № А42-1345/2016).

В то же время следует обязательно отметить, что НК РФ не содержит списка обязательных документов, которыми можно подтвердить понесенные расходы.

Напротив, п. 1 ст. 252 НК РФ позволяет признать документально подтвержденными даже те затраты, которые подтверждены только косвенными документами. При этом перечень таких документов в НК РФ тоже не закрыт. А значит, предприниматель вправе обосновать понесенные расходы иными документами.

Например, в Постановлении Арбитражного суда Центрального округа от 21.02.2019 по делу № А08-8499/2017 суд, приняв решение в пользу предпринимателя, подчеркнул, что в рассматриваемом случае отсутствие путевых листов при наличии иных доказательств, не опровергнутых инспекцией, само по себе не может служить основанием для квалификации полученных денежных средств в качестве дохода в рамках иной деятельности, следовательно, доначисление НДФЛ неправомерно.

Учитывая вышеизложенное, если индивидуальный предприниматель использует автомобиль для перевозок пассажиров и багажа, грузов, в том числе для перевозок для собственных нужд, необходимо оформлять путевой лист, в ином случае такой обязанности не возникает. В Приказе № 152 нет конкретных форм путевых листов для индивидуального предпринимателя, а установлены только обязательные реквизиты этих документов и порядок заполнения.

Таким образом, наряду с применением форм, установленных Постановлением № 78, допускается использование самостоятельно разработанных бланков путевого листа. Указание в таком бланке реквизитов, приведенных в Обязательных реквизитах и порядке, делает его документом, обоснованно подтверждающим расходы на приобретение ГСМ. Вопрос, нужны ли при использовании личного автомобиля в служебных целях путевые листы, является дискуссионным, но, по нашему мнению, лучше путевой лист оформлять. В противном случае претензий от контролирующих органов, скорее всего, не избежать.

Л.В. Попова
ООО «Управляющая компания «КВС»

Советы юриста - АНГАРД.РФ
Подписка
Подписаться на
guest
0 Комментарий
Просмотреть все комментарии
Авторизация
*
*
Генерация пароля
0
Поделитесь своим мнениемx
()
x