Какие правила ведения деловой переписки рекомендуется соблюдать организациям?

деловая-переписка Полезное для бизнеса

При ведении деловой переписки рекомендуется соблюдать правила, относящиеся к форме документа, и требования к содержанию документов. Рекомендуется разработать бланки (шаблоны) документов.

Деловая переписка является основным официальным средством общения, применяемым организациями. Как и в любой переписке, здесь существуют определенные правила: оформления документов и требования к их содержанию.

Документы, относящиеся к деловой переписке

Документы деловой переписки могут группироваться по различным признакам, в частности:

  • по назначению и содержанию;
  • по срочности и важности;
  • по материальному носителю и т.д.

Документы деловой переписки могут классифицироваться и по видам деловой переписки:

1) официальная деловая переписка:

  • внешняя переписка — адресатом является внешний контрагент (информационное письмо, рекламация, коммерческий запрос и т.п.);
  • внутренняя переписка — адресатом является работник организации (заявление, служебная записка и т.п.);

2) неофициальная деловая переписка:

  • внешняя переписка — адресатом является внешний контрагент (благодарность, приглашение, поздравление, соболезнование и т.п.);
  • внутренняя переписка — адресатом является работник организации (благодарность, приглашение, рекомендательное письмо и т.п.).

Один из самых распространенных видов деловой переписки — деловые (служебные) письма.

Выделяют следующие виды деловых писем:

1) по функционалу:

  • инициативные письма — составляются по инициативе адресанта с определенной целью. Они бывают двоякого рода:
  • письма, требующие ответа (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмо-обращение);
  • письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение, сопроводительное письмо, письмо-подтверждение);
  • письма-ответы — это служебные письма, которые составляются как ответы на письма-запросы, и письма-просьбы;

2) по структуре — стандартные (составляются по установленному образцу) и нерегламентированные (содержат авторский текст и составляются в свободной форме, не имеют установленного образца, в них реже используются стандартные фразы);

3) по тематике — деловые (решающие экономические, правовые, другие вопросы, касающиеся деятельности организации (информационное письмо, письмо-запрос и др.)) и коммерческие (письмо-предложение (оферта), рекламация и т.д.);

4) по месту составления: внешние (поступающие, отправляемые) и внутренние;

5) по виду адресата — обычные (одному адресату), циркулярные (отправляемые сразу на несколько адресов);

6) по композиции — одноаспектные (отражающие одну проблему), многоаспектные (описывающие несколько проблем).

Правила оформления документов

Требования к оформлению документов, в том числе и документов деловой переписки, установлены:

  • ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) (далее — Стандарт). Стандартом определяются: состав реквизитов документов; правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов. Положения настоящего Стандарта распространяются на документы на бумажном и электронном носителях;
  • ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст) (далее — ГОСТ Р 7.0.8-2013), которым устанавливаются термины, в том числе рекомендуемые для применения во всех видах документации по делопроизводству.

В силу п. 48 ГОСТ Р 7.0.8-2013 под бланком документа понимается лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.

Бланк на бумаге и электронный шаблон должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта. Электронные шаблоны бланков должны быть защищены от изменений (п. 6.2 Стандарта).

Стандарт также приводит образцы бланков документов (Приложение В к Стандарту).

Среди особенностей оформления документов деловой переписки следует выделить (п. 5.18 Стандарта):

  • форму их изложения:
  • от первого лица множественного числа («просим направить…», «представляем на рассмотрение…»);
  • от третьего лица единственного числа («министерство не возражает…», «общество считает возможным…»);
  • от первого лица единственного числа («считаю необходимым…», «предлагаю рассмотреть…»), если письмо оформлено на должностном бланке;
  • вступительное обращение: «Уважаемый господин Председатель! Уважаемый господин Прохоров! Уважаемая госпожа Захарова! Уважаемый Николай Петрович! Уважаемая Ольга Николаевна! Уважаемые господа!»;
  • в обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются;
  • заключительная этикетная фраза: «С уважением…».

Рекомендуется разработать бланки (шаблоны) документов для ведения деловой переписки, которые будут содержать все необходимые реквизиты. При этом форму документов и необходимый шаблон необходимо выбирать исходя из уровня деловой переписки и типа информации, которую организация (должностное лицо) хочет донести (предоставить) адресату.

Требования к содержанию документа

Содержание деловой переписки может быть различным, но оно также должно соответствовать конкретным правилам. Общие требования к содержанию всех деловых документов, включая письма, сводятся к соблюдению следующих правил:

  • достоверность и объективность информации;
  • полнота информации и краткость изложения;
  • актуальность информации;
  • аргументированность сведений и доказательств;
  • точность, рациональность построения текста;
  • логичность изложения;
  • простота стиля;
  • деловой характер;
  • грамотность;
  • корректность — деловой и вежливый стиль изложения.

Л.В. Попова
ООО «Управляющая компания «КВС»

Добавить комментарий