Как организовать делопроизводство и документооборот в организации?

Полезное для бизнеса

Действующее законодательство РФ не устанавливает специальных требований к порядку ведения делопроизводства в коммерческой организации, однако следует учитывать положения ряда нормативно-правовых актов. Организация вправе самостоятельно разработать и утвердить внутренний документ, регламентирующий вопросы делопроизводства, в том числе в электронном виде.

Делопроизводством является деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки (ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст)).

Порядок организации делопроизводства в коммерческой организации нормативно не урегулирован, поэтому организация вправе самостоятельно с учетом особенностей деятельности разработать и утвердить порядок делопроизводства.

Нормативные документы по делопроизводству

При разработке порядка делопроизводства организации необходимо учитывать положения нормативных документов, регулирующих вопросы делопроизводства, в частности:

  • Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 17);
  • Федеральный закон от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (ст. 50);
  • Федеральный закон от 26.12.1995 N 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (ст. 89);
  • Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденное Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс (разд. III);
  • Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»;
  • Приказ Минкультуры России от 31.07.2007 N 1182 «Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения»;
  • Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках».

Также существуют ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденный Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст, Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 и ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», утвержденный Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 N 28-ст, однако они применяются на добровольной основе.

Правила ведения делопроизводства

Правила ведения делопроизводства устанавливаются приказом или распоряжением руководителя организации (подразделения) и могут включать следующую информацию:

  • порядок учета входящей и исходящей корреспонденции;
  • формы используемых документов;
  • правила оформления документов;
  • график документооборота;
  • контроль исполнения документов;
  • место и сроки хранения документов, порядок уничтожения и др.;
  • ответственные за организацию делопроизводства.

Электронный документооборот

Коммерческая организация вправе установить электронный документооборот (ч. 4 ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

Порядок электронного документооборота может включать следующие положения:

  • сфера использования электронного документооборота (например, обмен документами и информацией, служебная переписка, согласование проектов договоров и иных документов);
  • формы документов;
  • правила оформления документов, виды используемых электронных подписей;
  • обязательность применения сотрудниками корпоративной электронной почты при обмене документами и информацией;
  • порядок, место и сроки хранения электронных документов;
  • лица, ответственные за обеспечение конфиденциальности информации, передаваемой посредством использования электронного документооборота;
  • контроль за организацией электронного документооборота;
  • другие вопросы, связанные с использованием электронного документооборота.

Подготовлено на основе материала
А.И. Бычкова
АО «ТГК «Салют»

0
Дмитрий
Чем меньше в государстве законности, тем больше в нем юристов... Если у Вас остались вопросы, то их можно задать на нашем форуме!
Оцените автора
Советы юриста - АНГАРД.РФ

Задать вопрос юристу

avatar
  Подписка  
Подписаться на
Авторизация
*
*
Регистрация
*
*
*
Генерация пароля