Работодателю следует издать приказ о выплате премии к юбилею организации со ссылкой на соответствующий документ, которым предусмотрена такая премия (при его наличии), ознакомить с ним работника под подпись, внести соответствующую запись в личную карточку работника и трудовую книжку.
Премия — это денежное или материальное поощрение за достижение, заслуги в какой-либо отрасли деятельности либо выплата к юбилеям работников в связи с юбилейными и праздничными датами в организации.
Системы премирования устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права (ст. 135 ТК РФ).
Таким образом, работодатель может предусмотреть премирование работников к юбилею организации в коллективном договоре или локальном нормативном акте (положении об оплате труда, положении о премировании и т.д.). Также работодатель может указать условие о выплате премии к юбилею организации в трудовом договоре с работником при его заключении.
В каждой организации разрабатывается своя система премирования. Как правило, система премирования предусматривает: виды премий; показатели и условия премирования; размеры премий; периодичность премирования; категории работников, подлежащих премированию.
Что касается премий к юбилею организации, то работодатель также самостоятельно должен определить критерии, показатели и размер премирования. При этом условия, при которых работнику может быть уменьшен (снижен) размер премии, должны быть прописаны в локальном акте, определяющем систему премирования в данной организации.
Также работодатель может установить фиксированный размер премии к юбилею организации, в том числе в зависимости от занимаемых должностей, перечень которых также должен содержаться в локальном нормативном акте.
Документальное оформление премии к юбилею организации, выплаченной в денежной форме, почти не отличается от оформления обычной премии. Выплата премии осуществляется на основании издаваемого работодателем приказа.
Приказ о премировании в связи с юбилеем организации можно составить, используя унифицированные формы № № Т-11 и Т-11а, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», которые подписываются руководителем организации или уполномоченным на это лицом.
В приказе делается запись о виде премии — к юбилею организации. При этом в основании к приказу следует обязательно сделать ссылку на коллективный договор или соответствующий локальный нормативный акт, трудовой договор.
Приказ не предусматривает согласование с каждым работником размера предстоящих выплат, а только доведение до сведения соответствующих приказов под личную подпись работника.
На основании приказа (распоряжения) вносится соответствующая запись в личную карточку работника (форма N Т-2) и в трудовую книжку работника (п. 24 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).
При этом отмечаем, что унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата России № 1, не являются обязательными к применению (Информация Минфина России № ПЗ-10/2012).
Мнение не является разъяснением или нормативным правовым актом.
Т.В. Маленко
Министерство труда и
социальной защиты
Российской Федерации
